Desafío para Adaptar la Oficina a la Nueva Normalidad - MediaChannel

Nos encontramos en la realidad post Covid-19 y estamos en la obligación de adaptarnos. Como medida desesperada hemos adoptado el distanciamiento social por la urgencia. Razón por la cual estamos todos en casa y no visitamos la oficina por miedo a contagiarnos.

Las personas y organizaciones están batallando entre mantener una modalidad “presencial” o una modalidad “en línea”. Esto va muy de la mano con los conceptos de asincronía y sincronía que cubrimos en nuestra charla pasada “Nos fuimos Remoto”. Esto mismo aplica para una tienda de conveniencia o bien, para una oficina: ¿Será que todo ahora será realizado de forma remota y en línea? ¿O será que todo vuelve como era en un pasado que hacíamos la mayoría de tareas de forma presencial?

El mundo presencial tiene altos costos de mantenimiento, alquiler y seguridad. También requiere gran cantidad de metros cuadrados para oficina y parqueo que hoy día están desocupados. Aquí Recursos Humanos tiene serios costos de logística para crear y desplegar revistas internas, boletines impresos, viniles para paredes, carteles colgantes, folletos, etc. Por otro lado los colaboradores en sus casas disfrutan hoy de ahorro en tiempo y costos de traslado, menos exposición a contagio y más tiempo con sus familias.

¿Será entonces que la oficina desparecerá?

Ahora bien, el mundo presencial nos permite experimentar con todos nuestros sentidos y nos da oportunidades para relacionarnos con otros seres humanos. Esto cobra muchísimo valor cuando reconocemos que solo el 10% de lo que escuchamos, lo recordamos; el 20% de lo que leemos, lo recordamos; y el 80% de lo que experimentamos, lo recordamos a largo plazo.

Es innegable que somos seres sociales y disfrutamos de las relaciones con otros seres humanos. Entonces a pesar de estar encerrados en casa con miedo a ser contagiados, estamos desesperados por volver a salir. Prueba de ello son los aumentos en casos de ataques de pánico, ansiedad, y depresión. Esta necesidad de salir y relacionarnos es parte de nuestra salud mental.

Las oficinas no van a desaparecer sino más bien van a cambiar de propósito. En MediaChannel predicamos que debemos considerar la Oficina como un canal estratégico de comunicación de Recursos Humanos. Es un canal que debe estar en sintonía con los demás canales de comunicación para que los colaboradores pueden tener una experiencia uniforme a través de todos los canales.

¿Cómo administrar la oficina como un canal de comunicación?

El dilema entre “presencial” y “en línea” se disuelve si se cierra la brecha entre el mundo digital y el mundo físico presencial. La manera de hacerlo es usando la Señalización Digital. Se trata de crear espacios en el cual puedo transicionar entre un mundo digital y un mundo físico prácticamente sin percibirlo. Un espacio que sea práctico, conveniente y seguro.

Llegó la hora de aterrizar los conceptos antes mencionados y hacerlos una realidad pero ¿por dónde empezar? Al considerar migrar de medios tradicionales (volantes, correo electrónico, pizarras de corcho,etc) a señalización digital, se analiza  cómo empezar e incluso cuánto va a costar. Para resolver este acertijo y facilitar los primeros pasos hacia la transformación, siempre proponemos utilizar infraestructura existente en sus oficinas. Sin embargo a continuación les mostramos ejemplos con mayor alcance de cómo lograr esta integración del mundo digital con el mundo físico presencial.

Antes de emprender el viaje

La experiencia para regresar a la oficina comienza desde antes de ir a la oficina. El colaborador primero responde un Cuestionario en Línea (o en un app) sobre su condición actual de salud donde luego se le permite Reservar su espacio de trabajo en la oficina.

Acceso y Seguridad

Con su espacio de trabajo debidamente reservado, se dirige a la oficina donde un Control de Acceso sin contacto físico por medio de un gafete o un código QR le otorga la posibilidad de entrar al edificio. Se podrán entonces mantener los estándares de seguridad con la mínima cantidad de personal en la recepción del edificio.

Pruebas de Verificación

Obtenida la luz verde para acceso, ahora pasa a la siguiente estación de Pruebas de Verificación para comprobar si el colaborador trae puesta su mascarilla, hacerle una medición de temperatura y dispensarle una dosis de alcohol en gel para sus manos. Resulta muy conveniente tener una máquina haciendo esta verificación y así evitar el acercamiento de un oficial de seguridad para la toma de temperatura manualmente y dispensa de alcohol en gel a cada persona que entra. Un solo oficial a una distancia prudente podría fiscalizar más de una entrada al edificio para comprobar que todos los colaboradores tengan su mascarilla colocada, la temperatura adecuada y su limpieza de manos antes de ingresar al edificio.

Dentro de la Oficina

El uso de Analíticos con Cámara pueden ser utilizados para determinar el porcentaje de ocupación de espacios. Las cámaras pueden llevar un conteo de cuantas personas entran y cuantas salen de una cafetería, sala y/o bodega. Una pantalla en la entrada bien podría alertar visualmente la ocupación excesiva del espacio y enviar un mensaje al personal encargado para que se tomen las medidas correctivas necesarias.

Un WiFi con portal cautivo permite comunicar mensajes cada vez que los usuarios se conectan al Wifi. Al contar con analíticos avanzados de wifi, se pueden lograr flujos de comunicación más avanzados como por ejemplo, darle una bienvenida personalizada a los colaboradores al ingresar al edificio o un recordatorio al salir vía SMS y/o eMail.

Una Radio Corporativa puede crear un ambiente de trabajo menos estresante y más eficiente donde también se pueden programar mensajes auditivos para mantener al personal debidamente informado. Este medio es muy útil para comunicar horarios y para alertar sobre emergencias.

En el comedor o en la cafetería, se utiliza el televisor que antes transmitía señal televisiva regular para ahora transmitir TV Corporativa. Los mensajes corporativos comparten la pantalla con el noticiero, la novela o cualquier programa de entretenimiento. Nos aprovechamos de la audiencia de tal forma que se respeta el espacio de esparcimiento de sus colaboradores mientras se les informa y actualiza con contenido de valor.

Esta es una excelente ubicación donde incluir comunicados de reconocimiento al personal por ser un lugar de alto tránsito con tiempo de permanencia prolongado y con audiencia prácticamente garantizada. Es un lugar idóneo para que todos se identifiquen con la organización.

Los Quioscos Interactivos  y Tótems Digitales reemplazan los espacios de banners y “roller-ups” para comunicar con material audiovisual mucho más atractivo y llamativo que el tradicional material impreso. Al interactuar con estos dispositivos, se convierten en medios para autogestionar permisos, buscar información, hacer solicitudes de todo tipo, hacer sugerencias, alertar sobre condiciones de salud ocupacional y/o cualquier otro tema que se le designe.

Esta interactividad abre la puerta para la Gamificación donde nuestros colaboradores pueden obtener mayor aprendizaje y conocimiento de forma lúdica, rápida y efectiva.

 

Las Pizarras Informativas y VideoWalls permiten aprovechar espacios de permanencia o de alto tránsito para informar y entretener al personal. Estas reemplazan aquellas pizarras tradicionales y facilitan colocar solo información relevante y pertinente al lugar, hora y audiencia.

En estos espacios podremos apoyar y fortalecer acciones de Responsabilidad Social Corporativa, sostenibilidad y fidelización. Nuestros mismos colaboradores nos ayudarán a reclutar más y mejor talento a la empresa.

Entre los principales beneficios de tener una red de pantallas interconectadas es poder mostrar contenido valioso y aprovechar material digital existente y readecuarlo para este medio.

¿Entonces cómo es que lo digital cambió la oficina?

Inmediatez
Los tiempos y costos de impresión, traslado y despliegue de material han desaparecido con la llegada de la señalización digital. Hoy día tenemos la misma versatilidad y rapidez en un rótulo tal como lo hacemos en una red social, un chat o en correo electrónico. Por ende podemos estar cambiando los comunicados con mayor frecuencia para mejorar la efectividad de la comunicación.

Relevancia
Al ser este un medio digital, permite segmentar por horario, por ubicación e inclusive por audiencia. Se trata de entregar el mensaje indicado a la persona indicada en el momento indicado. Menós es Más.

Ahorro en logística
La señalización digital elimina la logística excesiva de estarse trasladando a colocar material impreso en diferentes lugares. Esos tiempos practicamente desaparecen por lo que libera tiempo para concentrarse en estrategia y generar mejores comunicados.

Transición fluida
La señalización digital es el vínculo perdido entre el mundo físico presencial y el mundo digital. Al acoplar este canal de comunicación llamado Oficina, existirá coherencia entre todos los canales administrados por Recursos Humanos. El colaborador puede entonces leer un correo, la intranet o una pizarra informativa y captar la misma información a su conveniencia. Podrá hacerlo en su casa o mientras esta sentado en el comedor de la oficina. Es una transición fluida entre ambos mundos.

Una excelente implementación de como se da la fluidez entre el mundo digital con el mundo presencial es nuestro proyecto de Donación par el Hospital del Trauma del INS.  Implementamos una red de Pantallas Informativas por medio de las cuales, el personal de salud del Hospital de Trauma puede recibir tus mensajes llenos de positivismo, agradecimiento o aliento por el esfuerzo que están haciendo en la lucha contra la pandemia, a través de SMS, Facebook, e instagram. Estos mensajes se muestran en los Tótems Digitales dentro del Hospital, combinados con  información actualizada propia del centro médico, mensajes de seguridad y noticias.

El uso de la señalización digital permite administrar la Oficina como un canal más de comunicación en el portafolio de Recursos Humanos. Permite adoptar las bondades del mundo digital en el mundo físico presencial. Es rápido y flexible. Es un medio que facilita el relacionamiento con colaboradores y fomenta la cohesión de la fuerza laboral.