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Claves para el éxito
Historia: Cómo Implementamos el Trabajo desde Casa | MediaChannel

La nostalgia

De un momento a otro, nos vimos encerrados en nuestras casas enfrentados al pánico y la ansiedad por todas las razones que hemos vivido recientemente en tiempos de pandemia.

En un intento por mantener la moral del equipo, incentivamos a todos a llamarse por video frecuentemente e ilimitadamente cada vez que tuvieran una consulta. Fue un intento desesperado por aferrarnos al compañerismo en la vida de oficina. ¿Cómo no lo íbamos a defender si teníamos años de trabajo invertidos consolidando el equipo? No estábamos dispuestos a perder las sesiones de charla en el comedor ni los recesos filosóficos en el sofá de la sala de contenido. Esto no era una opción. La opción más práctica eran video llamadas y el chat de la oficina donde mezclábamos trabajo con un ocasional meme.

Los primeros efectos

Los primeros días fueron eternos y la productividad estaba por el suelo. Uno pasaba todo el día hablando por teléfono por lo que el trabajo de escritorio se quedaba para la noche. Una conferencia por zoom típicamente se llevaba 20min mientras todos se conectaban, ajustaban su audio, apagaban la cámara a ver si el ancho de banda les daba y por último descubrir quien dejó el micrófono abierto para mitigar el escándalo. Caótico y frustrante. No hace falta explicar más.

En pocos días nos dimos cuenta que no era posible mantener sincronía en el trabajo como lo hacíamos en la oficina. No era posible mantener varios hogares con diferentes contextos todos conectados al mismo tiempo. Unos hogares con familia de dos o más miembros, otros con hijos y hasta mascotas donde lo más mínimo puede interrumpir la sincronía. Una falla en el fluido eléctrico, mala conexión a internet, un pleito entre hermanos, ruidos de avionetas y hasta en una ocasión tuvimos un camión de basura interrumpir una reunión. Todos hechos reales.

Sincronía vs. Asincronía

Aquí fue donde nos dimos a la tarea de investigar cómo se resuelve este problema del trabajo desde casa y es donde gracias a la perspicacia, el concepto de la asincronía deslumbró el camino a seguir: cada quien necesita trabajar en el horario y en el lugar que más se adapte a su contexto y aun así, poder hacerlo de una forma colaborativa.
Normalmente trabajábamos todos juntos en uno o dos proyectos de manera sincrónica  para entregar proyectos de la mejor calidad en el menor tiempo posible. Ahora intentamos trabajar en muchos más proyectos simultáneamente de forma asincrónica. ¿Por qué? Por si alguien está trabajando en un proyecto en el cual necesita colaboración de un miembro que no está disponible, deja lo que esta haciendo y se pasa a trabajar a otro proyecto.
Bajo este concepto de asincronía, la «banda transportadora de proyectos» se mueve más lento pero es mucho más ancha. La cantidad de trabajo sigue siendo el mismo.

La escogencia de la plataforma

Terminamos escogiendo BaseCamp por la sencillez y lo abstracto de sus herramientas. Con seis herramientas ultra sencillas y muy puntuales, podían ponerse al servicio de cualquier proyecto de varias maneras. Solo necesitábamos estar de acuerdo en la convención de su uso.
Ahora bien, esto no es un ensayo de porque deben usar o no, BaseCamp. Pretendemos compartirles la lógica detrás de nuestro análisis para que cada empresa decida cual camino es el más conveniente.

Los criterios de la escogencia

Adaptarse o morir fue el lema que adoptamos. Lo más importante era mantener la unión del equipo y aprender a trabajar bajo esta modalidad.

Si el equipo se mantiene y se desempeña, los productos y servicios de la compañía se podrían adaptar a lo que dictaran los tiempos. Dado esta premisa, aquí las claves de nuestra escogencia:

Propósito de la funcionalidad de la herramienta.

Era crucial entender para que fueron creadas las herramientas para implementarlas de la mejor manera. No buscábamos inventar nada. Queríamos algo que se pudiera copiar e implementar al pie de la letra. Díficil es implementar presencialmente por la resistencia que eso trae y hacerlo virtual, parecía una tarea titánica.

Entre las cosas que analizamos estaban Microsoft Teams y Slack las cuales son herramientas para mejorar la comunicación. No son herramientas nacidas para el manejo de proyectos. Sin duda ayudan para coordinar proyectos, pero nacieron para resolver la problemática de la comunicación por correo electrónico.
Vimos herramientas como Asana, Monday, Trello, ClickUp, y BaseCamp todas diseñadas para la gestión de proyectos. Algunas con enfoques muy específicos y otras muy abiertas.
Hasta analizamos HubStaff y TimeDoctor las cuales son herramientas para medir tiempos y productividad. Permiten extraer métricas de horas invertidas por proyecto.
En fin, un software no resuelve todo. Hay que entender para que sirve cada uno, cuales se van a usar y en cual orden se van a implementar. Decidimos empezar por el corazón: manejo de proyectos. Tenemos pendiente analizar si debemos meternos con herramientas de comunicación y de medición de tiempos.

Cultura organizacional.

La cultura organizacional es la suma de los comportamientos en el equipo de trabajo. Cualquier implementación implica un cambio: o se cambia el comportamiento o se cambia el procedimiento pero claro está, que algo debe de ceder para que se integren ambas cosas.

En nuestro caso, buscábamos una solución que preservara nuestra cultura y nuestra escencia. Es una cultura abierta donde el cuestionamiento y la crítica es bienvenida. Existe mucho análisis y democracia en la toma de decisiones. Lleva años en evolución y era algo que queríamos mantener.

Rapidez para implementar.

Es un trabajo arduo y laborioso implementar cambios de proceso. Hacerlo virtual representaba una tarea inédita. Los clientes de MediaChannel siempre esperan rapidez y agilidad con sus solicitudes y ante un contexto de incertidumbre, adoptar una modalidad de trabajo desde casa era crucial. Adapatrse o morir.

Líder de implementación.

Se designó alguien para liderar el proceso. Debía ser alguien con la habilidad técnica y con 100% compromiso con el proyecto. Además de tener el liderazgo y credibilidad para convencer a los demás.
A pesar de tener una cultura muy receptiva a un contexto cambiante, por supuesto que existieron momentos de protesta, resistencia y uno que otro berrinche ocasional. Las nuevas prácticas fueron cuestionadas en cada detalle.

Grupo pequeño para la primera implementación.

Se empezó con un grupo pequeño e influyente: los directores de las unidades de negocio. Siendo BaseCamp una herramienta abstracta, el lienzo estaba en blanco y las primeras conversaciones de como ordenar la casa fueron arduas y extensas.

Como todo lo que se hace en MediaChannel, se adoptó una mentalidad de prueba y error. Planteamiento emprendedor: probar pequeño, errar pequeño. Dentro de la herramienta, se plantearon los procedimientos por escrito, se debatieron, se probaron, y se  editaron hasta conseguir los resultados deseados. Con el resultado deseado en mano, se replicó a otras personas.
Ese grupo pequeño luego es  quien ayuda a educar a los demás. Las preguntas y dudas siguieron surgiendo por el resto del personal, pero ahora existen más personas con experiencia que saben como resolver esas consultas. El uso de la herramienta permeó de forma exponencial.

La clave del éxito

El trabajo asincrónico puso a prueba una habilidad que se ha erosionado con las generaciones: la habilidad de escribir. Según el psicólogo clínico Jordan Peterson, esta es la habilidad más importante que deberían estar impartiendo las escuelas y universidades. Escribir permite la reflexión y el ordenamiento de las ideas. Hoy más que nunca donde la tecnología nos supera en procesamiento, necesitamos más gente pensante. Escribir un ensayo fomenta el pensamiento y la imaginación. Gente que piensa, se desempeña mejor en cualquier entorno.

Adoptamos entonces la práctica de los check-ins de BaseCamp para fomentar la redacción y mantener la uníon de equipo. Este es un espacio con una linea difusa entre trabajo y la vida personal. Así lo vemos en nuestra cultura pues consideramos que ambos espacios estan ligados. Cada quien puede entrar y leerlo en el momento que más le convenga.

Un check-in semanal con vista al futuro

Todos los lunes a las 8am todos reciben una notificación para que informen al resto de la compañía en que pretenden trabajar esta semana. Realmente es una proyección general de lo que se pretende trabajar pues no necesariamente se cumplen. Dado que somos una compañía muy orientada al cliente, siempre nos ponemos a merced de las necesidades de nuestros clientes. Eso quiere decir que con frecuencia, las prioridades cambian pero este check-in es la oportunidad para que los demás entiendan hacia donde se dirige el barco. No es lugar para un reporte al cual se someterán entregables sino mas bien, un espacio para describir la visión de la semana a mano alzada tal como se comunicaría verbalmente.

Un check-in diario con vista al pasado

Este es un ejercicio de reflexión y de hacer una pausa en el día para pensar. Al final del día, todos reciben una notificación para recordar llenar su «diario» como a veces le llamamos. Al inicio parecía irrisorio y controlador, pero son pocos los que hacen esta pausa para pensar en el día. El formato es completamente libre e incluye cosas de trabajo tanto como personales o de ejecución y/o hasta emocionales. Cada quien relata y escribe como se sienta más cómodo.  Es una ventana con vista a las vidas de nuestros compañeros. Hoy día conocemos a mayor profunidad a nuestros colaboradores y hasta conocemos sus casas por dentro, cosa que antes no hacíamos.


Check-ins al azar sobre temas personales

Durante el mes, todos recibimos preguntas al azar como por ejemplo «Has visto una buena película recientemente?», «Has leído un buen libro?», «Que te inspira receintemente?», y hasta tenemos un espacio para compartir «Nuestros momentos de mayor orgullo». Este es un espacio que viene llenar ese hueco de nuestras conversaciones en el comedor, en el pasillo y en las caminatas a la pulpería. Relatar estas anécdotas permite un grado mayor de intimidad entre nosotros y conversaciones mucho más ricas y mejor formuladas que conversándolas.

 

Reunión semanal de Estrategia

El único esfuerzo oficial sincrónico que hacemos una vez por semana. Los martes 8:30am se reunen virtualmentelos líderes de equipo para acordar prioridades en conjunto. No se discuten los proyectos pues ya todo está por escrito. Es más bien un espacio para verse, conversar algunos temas aliatorios y sincronizar agendas. 

Tarde de Compas

Otro espacio sincrónico durante la semana pero este es un espacio opcional y personal. Se saca una hora en la tarde por semana para conversar todos sobre el estatus de su vida personal.

En cada llamada, se designa un nuevo líder para moderar un espacio para que cada quien que se conecte cuente alguna historia de su vida, chiste, o cualquier tema que desee. Sin duda es un espacio agradable y jocoso que ha vino a reemplazar el tiempo de juego que se tenía en la oficina.

Pasos a seguir

Todo el planeta anda descifrando cómo resolver el trabajo desde casa. ¿Nos están diciendo entonces que las oficinas van a desaparecer? Hoy día surgen los casos de estrés, ansiedad y depresión por estar en aislamiento.

La verdad es que los seres humanos somos seres sociales. Nos gusta la compañía de otros, el contacto, la observación, la conversación, y hasta reír y llorar juntos.
En MediaChannel estamos convencidos que las oficinas no van a desaparecer. Lo que va a cambiar es su propósito. Seguiremos visitando oficinas pero ya no por obligación, si no por razones diferentes. Iremos para entretenernos, para aprender, para crear, para buscar privacidad, por la compañía de otros, porque nos inspira el paisaje, o porqué el café es muy bueno. Por las razones que sean pero no nos vamos a quedar 100% en la casa. Eventualmente saldremos de nuestras casas de nuevo.

Es nuestra responsabilidad acompañarles a rediseñar esos espacios y a dotarles de herramientas tecnológicas que inspiren a regresar a un ambiente colaborativo y productivo.

Nos Fuimos Remoto – Charla impartida para la Cámara de Industrias de Costa Rica el 30 de Julio del 2020